CAFM-software: gegevens voorbereiden, dan beslissen?

Bereid gegevens voor voordat u CAFM-systeem BLOG IMSWARE koopt
SD-websitegegevens voorbereiden »IMSWARE.de
Bijgedragen door: Dipl.-Ing. (FH) Stephan D'Oria

Stephan is een oude CAFM-haas - in 2001 schreef hij zijn diploma-scriptie al op CAFM-systemen. Na als consultant en projectmanager bij verschillende fabrikanten te hebben gewerkt, beheert Stephan onze vestiging in Zuid-Duitsland al tien jaar en is hij verantwoordelijk voor activiteiten in Oostenrijk en Zwitserland. Als hij niet aan CAFM denkt, loopt Stephan de bergmarathon, gaat mountainbiken of voetbalt, en doet het ook graag met zijn kinderen.

Iedereen die CAFM-software wil introduceren, heeft gegevens nodig. Veel data.

Immers: soms zijn er een paar Excel-lijsten, soms een CAD-plan, maar vaak ontbreekt bijna alles. En als nog niet is bepaald welk CAFM-systeem het zou moeten zijn, kunnen relevante worden gevonden voordat de CAFM wordt geïntroduceerd Gegevens opnemen? En hoe kun je dat het beste doen?

In het begin is er het einde

Zelfs als het paradoxaal klinkt: in het begin is er het einde. Dat is het Reporting, die vereist is na de installatie en inbedrijfstelling van het CAFM-systeem. U moet deze rapportagevereisten grondig analyseren. Hiermee kunt u alle parameters ervaren die uw CAFM systeem moet op zijn minst later leveren.

Typische gegevens in dit verband zijn het verbruik van energie, water of materialen zoals reinigingsmiddelen. Kostenoverzichten van interne of externe dienstverleners en de mogelijkheid om deze te benchmarken en te vergelijken zijn ook vaak vereist.

Frequente evaluaties hebben ook betrekking op de afmetingen van de ruimtes, vloerbedekking, kamerapparatuur, onderhoudsrelevante componenten zoals brandkleppen en elektrisch aangedreven deuren, onderhoudsintensieve apparatuur zoals ramen of speciaal meubilair en natuurlijk alles in het kader van verplichtingen operator is essentieel.

Een CAFM-systeem omvat immers meestal ook onderhouds- en reparatieafspraken, evenals handleidingen, gegevensbladen en de contactgegevens van interne managers, leveranciers, fabrikanten en uitvoerende transacties.

Definieer het datamodel

De volgende stap bij het voorbereiden van een CAFM-systeem is niet om de gewenste gegevens te zoeken, maar om het gegevensmodel te definiëren. Het vat bijna samen welke gegevens moeten worden vastgelegd met het oog op rapportage en gepland gebruik. Dit omvat ook het definiëren van rapporten, dashboards en KPI's die met een druk op de knop uit het systeem moeten worden gegenereerd.

Het is zinvol om niet alles op een rijtje te zetten, maar u te concentreren op wat nodig is in de eerste stap. In de regel zijn dit oppervlakken, vloerbedekkingen, veiligheidsrelevante apparatuur, energierelevante systemen, soms ramen en deuren, evenals mogelijk enkele aanvullende details over de kamerapparatuur zoals werkplekapparatuur.

Als het gegevensmodel eenmaal is geïnstalleerd, ziet u eerst de gegevens die al bestaan. Afhankelijk van de vorige organisatie van datasoevereiniteit, betekent dit dat collega's, zorgverleners, afdelingshoofden of afdelingen die verantwoordelijk zijn voor civiele techniek vragen welke documenten beschikbaar zijn, in welk formaat ze zijn en deze vervolgens verzamelen. Of dit op papier, digitaal of in het origineel gebeurt, moet ook worden verduidelijkt - en hangt natuurlijk af van het origineel.

 

Handgemaakt met Excel

De documenten moeten vervolgens in een identieke vorm worden geregistreerd. In de eerste stap kan een Excel-lijst (goed gemaakt omdat deze is gestructureerd en gestructureerd op basis van lijnen) voldoende zijn. Alle gegevens die later in het CAFM-systeem worden gebruikt, worden hierin ingevoerd. Het is belangrijk dat er al een bindende nomenclatuur is gedefinieerd voor de gegevens, waardoor inhoud duidelijk kan worden toegewezen aan een specifieke ruimte in een specifiek gebouw.

Als alternatief zijn er beproefde consultants op de markt die helpen bij het verzamelen van gegevens. Dit omvat bijvoorbeeld een zeer geavanceerde documentatie van verschillende FM-consultants (of onze onafhankelijke partner), die zij doorgaans gratis ter beschikking stellen als onderdeel van een structureel overleg. In wezen zijn deze documenten ook Excel-bladen, maar zijn zeer professioneel en kunnen ook universeel in CAFM-systemen worden gelezen. Dat zou vanzelfsprekend moeten zijn, niet ongebruikelijk - in de zin van een Excel-lijst, natuurlijk.

 

Georiënteerd op normen

Een ander alternatief voor universele data-acquisitie vóór de introductie van een CAFM-systeem komt van de branchevereniging CAFM-Ring. Het is ook gratis CAFM-Connect Editor is software voor het verzamelen van bouwgegevens en is gebaseerd op de IFC4-standaard. Het dekt in gelijke mate de vereisten van BIM en CAFM.

De vereniging biedt ook de juiste gegevenssets voor de eigen behoeften van de gebruikers: de zogenaamde BIM's profiel zijn beperkt tot specifieke toepassingen en definiëren elk basisinhoud voor het werken met CAFM, bijvoorbeeld voor taken van de operator, onderhoudsschoonmaak, energiebeheer of plantverzorging.

De CAFM-Ring geeft aan dat de gegevens die zijn vastgelegd met de CAFM-Connect Editor alleen kunnen worden overgenomen in CAFM-Connect gecertificeerde systemen. Omdat de database IFC4 is, verwerken andere systemen in de markt echter ook de opgenomen gegevens.

Maar: u moet zich ervan bewust zijn dat de CAFM-ring niet alles uit filantropie doet, maar ook om haar leden erin te interesseren.

Apps van fabrikanten

Apps voor inventaris of data-acquisitie die verkrijgbaar zijn bij verschillende CAFM-fabrikanten - bijvoorbeeld IMS - zijn een andere variant IMSWARE.APP Inventory. Deze apps zijn uiterst nuttig omdat ze worden gebruikt met een smartphone of tablet-pc en hun technische vaardigheden integreren - soms van de camera tot een meetlint en GPS-module tot spraakmemo's, inclusief een automatisch tijdstempel (hoewel we om gegevensbeschermingsredenen locatiegegevens schrijven ) zonder.

Deze apps zijn meestal echter zeer sterk gekoppeld aan het respectieve systeem en zijn daarom meestal alleen een aanbeveling als het al duidelijk is welke CAFM-software op de shortlist staat of al bindend is. Trouwens, deze apps zijn vrij goedkoop en meestal beschikbaar voor Android en iOS.

 

App-afbeelding Gegevens voorbereiden »IMSWARE.de

Gebieden zonder CAD

De smartphone kan ook zeer nuttig zijn in een andere context, namelijk wanneer er geen of geen huidige CAD-plannen zijn die kunnen worden gebruikt om de gebieden te bepalen. Deze informatiekloof kan dan alleen worden opgelost met een overmaat. En dat is eenvoudiger, nauwkeuriger en sneller dan vaak gedacht. Waarom?

Er is nu een hele reeks lasermeetapparaten op de markt die via Bluetooth verbinding kunnen maken met andere apparaten. Ze delen hun meetresultaten met hen zodat ze verder kunnen worden verwerkt - bijvoorbeeld in een tabel of database met de gegevens voor het komende CAFM-systeem.

Omdat de lasermessen zelf slim zijn, leveren ze niet alleen botweg de ene lengte na de andere, maar kunnen ze ook twee metingen vermenigvuldigen tot een oppervlakteafmeting of drie metingen tot het volume van de kamer. Het feit dat niet alleen de vloer op deze manier moet worden gemeten, maar ook dat deur-, raam- of muuroppervlakken kunnen worden bepaald, is ten laatste nuttig wanneer de schilder komt.

conclusie

Zelfs vóór de introductie van een CAFM-systeem kunnen belangrijke gegevens voor het komende systeem worden vastgelegd. Enkele punten zijn hier belangrijk:

  • De vereiste evaluaties moeten bekend zijn
  • Het gegevensmodel moet worden gedefinieerd
  • De gegevens moeten worden vastgelegd in een universeel bruikbaar formaat
  • Mobiele apparaten zoals smartphones en tablet-pc's zijn waardevolle hulpmiddelen

Het is dus ook de moeite waard om door de gegevens te bladeren en spaties te identificeren voordat CAFM-software wordt gekocht. Want als u hier universeel denkt, kunt u later eenvoudig uw basisstructuur in elke CAFM-oplossing importeren.

Om een lang verhaal kort te maken: leg uw gegevens vast met hersens, maak uzelf niet te snel afhankelijk. En profiteer tijdig van de voordelen van uw keuze CAFM systeem.

 

Met dat in gedachten

SD-handtekeninggegevens voorbereiden »IMSWARE.de

Uw beoordeling

gemiddelde 4.6 / 5. Aantal stemmen: 21

Beoordeelt u als eerste :-)

Geweldig, heel erg bedankt!

Misschien wil je ons volgen op ...

Het spijt ons dat je dit bericht niet leuk vond.

Hoe kunnen we dit verbeteren?

blog nieuws
Vorige lezing
BIM World Munich: BIM en CAFM op een integrale manier gepresenteerd
Volgende lezing
krz is een systeempartner voor IMSWARE
Volg deze link NIET, anders wordt u van de site verbannen!