CAFM-Software: Daten vorbereiten, dann entscheiden?

Daten vorbereiten vor dem Kauf CAFM System BLOG IMSWARE
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Beitrag erfasst von: Dipl.-Ing. (FH) Stephan D'Oria

Stephan ist ein alter CAFM-Hase – 2001 hat er schon seine Diplom-Arbeit zu CAFM-Systemen geschrieben. Nach Stationen als Consultant und Projektleiter bei verschiedenen Herstellern leitet Stephan seit zehn Jahren unsere Niederlassung in Süddeutschland und kümmert sich um Aktivitäten in Österreich und der Schweiz. Wenn er nicht gerade über CAFM sinniert, läuft Stephan Berg-Marathon, fährt Mountainbike oder spielt Fußball, gerne auch mit seinen Kindern.

Wer CAFM-Software einführen möchte, braucht Daten. Viele Daten.

Immerhin: Manchmal gibt es ein paar Excel-Listen, gelegentlich noch einen CAD-Plan, aber oft fehlt fast alles Wesentliche. Und wenn dann noch nicht beschlossen ist, welches CAFM-System es werden soll – lassen sich dann überhaupt vor der CAFM-Einführung relevante Daten aufnehmen? Und wie stellt man das am besten an?

Am Anfang steht das Ende

Auch wenn es paradox klingt: Am Anfang steht das Ende. Und zwar das Reporting, das nach der Installation und Inbetriebnahme des CAFM-Systems gefordert sein wird. Diese Reporting-Anforderungen sollten Sie gründlich analysieren. Hierdurch erfahren Sie all jene Parameter, die Ihnen Ihr CAFM-System später mindestens liefern muss.

Typische Daten in diesem Kontext sind Verbräuche von Energie, Wasser oder Material wie Putzmittel. Ebenfalls häufig gefordert sind Kostenübersichten zu Dienstleistern inhouse oder extern und die Möglichkeit, diese zu benchmarken und zu vergleichen.

Häufige Auswertungen betreffen auch Flächenmaße, Bodenbeläge, Raumausstattungen, wartungsrelevante Bauteile wie Brandschutzklappen und kraftbetätigte Türen, pflegeintensive Ausstattung wie Fenster oder besonderes Mobiliar und natürlich alles, was im Kontext der Betreiberpflichten wesentlich ist.

Schließlich gehören in ein CAFM-System in der Regel auch Wartungs- und Instandhaltungstermine sowie Handbücher, Datenblätter und die Kontaktdaten von intern Verantwortlichen, Lieferanten, Herstellern und ausführenden Gewerken.

Das Datenmodell definieren

Der nächste Schritt, um sich auf ein CAFM-System vorzubereiten, ist nicht, die gewünschten Daten zu suchen, sondern das Datenmodell zu definieren. Es fast zusammen, welche Daten mit Blick auf Reporting und geplanten Einsatz aufgenommen werden sollen. Und dazu gehört auch zu definieren, welche Berichte, Dashboards und KPIs später aus dem System per Knopfdruck generiert werden sollen.

Sinnvoll ist, nicht alles aufzulisten, was möglich ist, sondern sich im ersten Schritt auf das zu konzentrieren, was nötig ist. In der Regel sind das Flächen, Bodenbeläge, sicherheitsrelevante Einrichtung, energetisch relevante Anlagen, mitunter Fenster und Türen sowie eventuell einige zusätzliche Details zur Raumausstattung wie beispielsweise Arbeitzsplatzausstattung.

Steht das Datenmodell, gilt der erste Blick jenen Daten, die schon vorhanden sind. Das bedeutet je nach bisheriger Organisation der Datenhoheit, bei Kollegen, Hausmeistern, Abteilungsleitern oder den für den Hoch- und Tiefbau zuständigen Abteilungen nachzufragen, welche Unterlagen es gibt, welches Format diese haben und sie dann einzusammeln. Ob das als Papier-Kopie, digitale Kopie oder im Original geschieht, ist ebenfalls zu klären – und natürlich abhängig vom Original.

 

Handarbeit mit Excel

Die Unterlagen gilt es dann, in identischer Form zu erfassen. Dazu kann im ersten Schritt schon eine (gut gemachte, weil strukturiert und zeilenbasiert aufgebaute) Excel-Liste genügen. In diese werden alle Daten, die später im CAFM-System genutzt werden sollen, eingetragen. Wichtig ist, dass für die Daten bereits eine verbindliche Nomenklatur festgelegt ist, die es erlaubt, Inhalte eindeutig einem bestimmten Raum in einem bestimmten Gebäude zuzuordnen.

Alternativ finden sich im Markt probate Berater, die bei der Datenerfassung helfen. Dazu gehört beispielsweise ein sehr ausgefeilte Unterlagen diverser FM-Berater (oder unserer unabhängigen Partner), die diese im Rahmen einer Struktur-Beratung im Regelfall kostenlos zur Verfügung stellen. Im Kern handelt es sich bei diesen Dokumenten auch um Excel-Sheets, aber sehr professionell und zudem universell in CAFM-Systeme einlesbar. Das sollte selbstverständlich sein, nicht ungewöhnlich – im Sinne einer Excel-Liste, versteht sich.

 

An Standards orientiert

Eine weitere Alternative für die universale Datenerfassung vor Einführung eines CAFM-Systems kommt vom Branchenverband CAFM-Ring. Sein gleichfalls kostenloser CAFM-Connect Editor ist eine Software zur Erfassung von Gebäudedaten und basiert auf dem IFC4-Standard. Damit deckt es Anforderungen von BIM und CAFM gleichermaßen ab.

Auch die passenden Daten-Sets für die jeweils eigenen Notwendigkeiten der Anwender liefert der Verband mit: Die sogenannten BIM-Profile sind auf konkrete Anwendungsfälle beschränkt und definieren jeweils grundlegende Inhalte für die Arbeit mit CAFM, zum Beispiel solche für Betreiberpflichten Unterhaltsreinigung, Energiecontrolling oder Pflanzenpflege.

Der CAFM-Ring gibt zwar an, dass die mit dem CAFM-Connect Editor erfassten Daten nur in CAFM-Connect zertifizierte Systeme übernommen werden können. Da die Datenbasis aber IFC4 ist, verarbeiten auch andere Systeme im Markt die erfassten Daten.

Aber: Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass auch der CAFM-Ring das Ganze nicht aus Menschenfreundlichkeit macht, sondern auch um seinen Mitgliedern entsprechende Interessenten zuzuführen.

Apps von Herstellern

Als weitere Variante bieten sich Apps für Inventarisierung oder Datenaufnahme an, die verschiedene CAFM-Hersteller im Portfolio haben – IMS zum Beispiel die IMSWARE.APP Inventory. Diese Apps sind ausgesprochen hilfreich, weil sie mit Smartphone oder Tablet-PC genutzt deren technischen Fähigkeiten mit einbinden – mitunter von der Kamera über Maßband und GPS-Modul bis zu Sprachnotizen, automatischer Timestamp inklusive (wobei wir aus Datenschutz-Gründen auf das Schreiben von Ortungsdaten verzichten).

Allerdings sind diese Apps in der Regel sehr stark an das jeweilige System gebunden und daher meist nur eine Empfehlung, wenn schon klar ist, welche CAFM-Software in der engeren Wahl oder schon verbindlich bestimmt ist. Diese Apps sind übrigens recht günstig und in der Regel für Android und iOS erhältlich.

 

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Flächen ohne CAD

Das Smartphone kann noch in einem anderen Kontext sehr hilfreich sein, nämlich dann, wenn es keine oder keine aktuellen CAD-Pläne gibt, mit Hilfe derer sich die Flächen bestimmen lassen. Diese Informations-Lücke lässt sich dann nur mit einem Aufmaß schließen. Und das geht leichter, genauer und schneller als häufig gedacht. Warum?

Im Markt gibt es inzwischen eine ganze Reihe von Laser-Messgeräten, die mittels Bluetooth eine Verbindung zu anderen Geräten herstellen können. Diesen teilen sie ihre Messergebnisse mit, so dass sie weiter verarbeitet werden können – zum Beispiel in einer Tabelle oder Datenbank mit den Daten für das kommende CAFM-System.

Da die Laser-Messer selbst clever sind, liefern sie zudem nicht bloß stumpf eine Länge nach der nächsten, sondern können auch zwei Messungen zu einem Flächenmaß multiplizieren oder drei Messungen zum Volumen des Raums. Dass so nicht bloß der Fußboden ins Aufmaß einfließen braucht, sondern auch Türen-, Fenster- oder Wandflächen bestimmt werden können, ist spätestens dann hilfreich, wenn der Maler kommt.

Fazit

Auch schon vor der Einführung eines CAFM-Systems lassen sich wichtige Daten für das kommende System erfassen. Wichtig sind hierbei einige wenige Punkte:

  • Die erforderlichen Auswertungen sollten bekannt sein
  • Das Datenmodell muss definiert sein
  • Die Daten sollten in einem universell nutzbaren Format erfasst werden
  • Mobile Geräte wie Smartphone und Tablet-PC sind wertvolle Hilfswerkzeuge

Also lohnt es sich auch, die Datenbestände zu sichten und Leerstellen zu identifizieren, bevor eine CAFM-Software angeschafft ist. Denn wer hier universal denkt, kann später sein Grundgerüst problemlos in eine beliebige CAFM-Lösung importieren.

Long story short: Erfassen Sie Ihre Daten mit Köpfchen, machen Sie sich nicht zu schnell abhängig. Und profitieren zeitnah von den Vorteilen Ihres gewählten CAFM-Systems.

 

In diesem Sinne

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