Logiciel CAFM: préparer les données, puis décider?

Préparez les données avant d'acheter le système CAFM BLOG IMSWARE
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Contribué par: Dipl.-Ing. (FH) Stephan D'Oria

Stephan est un vieux lièvre CAFM - en 2001, il a déjà écrit sa thèse de diplôme sur les systèmes CAFM. Après avoir travaillé en tant que consultant et chef de projet chez différents fabricants, Stephan dirige notre succursale dans le sud de l'Allemagne depuis dix ans et est responsable des activités en Autriche et en Suisse. Lorsqu'il ne pense pas à la CAFM, Stephan court le marathon de montagne, fait du VTT ou joue au football, et aime aussi le faire avec ses enfants.

Quiconque souhaite introduire le logiciel CAFM a besoin de données. Beaucoup de données.

Après tout: Parfois, il existe quelques listes Excel, parfois un plan CAO, mais souvent presque tout manque. Et s'il n'a pas encore été décidé quel système CAFM il devrait être, alors les systèmes pertinents peuvent être trouvés avant l'introduction du CAFM Enregistrer les données? Et comment faites-vous le mieux?

Au début il y a la fin

Même si cela semble paradoxal: au début il y a la fin. C’est Compte-rendu, qui sera nécessaire après l'installation et la mise en service du système CAFM. Vous devez analyser ces exigences de rapport en profondeur. Cela vous permettra de découvrir tous les paramètres que votre système CAFM doit au moins livrer plus tard.

Les données typiques dans ce contexte sont la consommation d'énergie, d'eau ou de matériaux tels que les agents de nettoyage. Des aperçus des coûts des prestataires de services internes ou externes et la capacité de les comparer et de les comparer sont également souvent nécessaires.

Les évaluations fréquentes concernent également les dimensions de la surface, les revêtements de sol, l'équipement de la pièce, les composants nécessitant une maintenance tels que les clapets coupe-feu et les portes à commande électrique, les équipements nécessitant une maintenance importante tels que les fenêtres ou les meubles spéciaux et bien sûr tout dans le contexte de obligations de l'opérateur est essentiel.

Après tout, un système CAFM comprend généralement des rendez-vous de maintenance et d'entretien ainsi que des manuels, des fiches techniques et les coordonnées des gestionnaires internes, des fournisseurs, des fabricants et des métiers exécutants.

Définir le modèle de données

La prochaine étape de la préparation d'un système CAFM n'est pas de rechercher les données souhaitées, mais de définir le modèle de données. Il résume presque quelles données doivent être enregistrées en vue de l'établissement de rapports et de l'utilisation prévue. Cela comprend également la définition des rapports, des tableaux de bord et des KPI à générer à partir du système en appuyant sur un bouton.

Il est logique de ne pas énumérer tout ce qui est possible, mais de se concentrer sur ce qui est nécessaire dans la première étape. En règle générale, il s'agit des surfaces, des revêtements de sol, des équipements liés à la sécurité, des systèmes énergétiques, parfois des fenêtres et des portes, ainsi que éventuellement des détails supplémentaires sur l'équipement de la pièce, tels que l'équipement de travail.

Une fois le modèle de données en place, le premier coup d'œil est sur les données qui existent déjà. Selon l'organisation précédente de la souveraineté des données, cela signifie demander à des collègues, des gardiens, des chefs de service ou des services chargés du génie civil quels documents sont disponibles, de quel format ils sont puis les collecter. Que cela soit fait en tant que copie papier, copie numérique ou dans l'original doit également être clarifié - et dépend bien sûr de l'original.

 

Fait à la main avec Excel

Les documents doivent ensuite être enregistrés sous une forme identique. Dans la première étape, une liste Excel (bien faite car elle est structurée et structurée en fonction des lignes) peut suffire. Toutes les données qui seront utilisées ultérieurement dans le système CAFM y sont entrées. Il est important qu'une nomenclature contraignante soit déjà définie pour les données, ce qui permet d'affecter clairement le contenu à une pièce spécifique dans un bâtiment spécifique.

Alternativement, il existe sur le marché des consultants éprouvés qui aident à la collecte de données. Cela comprend, par exemple, une documentation très sophistiquée de divers consultants FM (ou de notre partenaire), qu'ils mettent généralement à disposition gratuitement dans le cadre d'une consultation structurelle. Essentiellement, ces documents sont également des feuilles Excel, mais sont très professionnels et peuvent également être lus universellement dans les systèmes CAFM. Cela devrait être une évidence, pas inhabituel - dans le sens d'une liste Excel, bien sûr.

 

Orienté vers les normes

Une autre alternative pour l'acquisition de données universelle avant l'introduction d'un système CAFM provient de l'association industrielle CAFM-Ring. C'est aussi gratuit Éditeur CAFM-Connect est un logiciel pour l'acquisition de données de construction et est basé sur la norme IFC4. Il couvre également les exigences du BIM et du CAFM.

L'association fournit également les bons ensembles de données pour les besoins des utilisateurs: ce que l'on appelle le profil de BIM sont limitées à des applications spécifiques et définissent chacune un contenu de base pour travailler avec CAFM, par exemple pour les tâches de l'opérateur, le nettoyage d'entretien, le contrôle de l'énergie ou l'entretien des installations.

L'anneau CAFM spécifie que les données enregistrées avec l'éditeur CAFM-Connect ne peuvent être adoptées que dans des systèmes certifiés CAFM-Connect. Cependant, comme la base de données est IFC4, d'autres systèmes du marché traitent également les données enregistrées.

Mais: sachez que le CAFM-Ring ne fait pas le tout par philanthropie, mais aussi pour y intéresser ses membres.

Applications des fabricants

Les applications pour l'inventaire ou l'acquisition de données qui sont disponibles auprès de divers fabricants de CAFM - IMS, par exemple - sont une autre variante IMSWARE.APP Inventaire. Ces applications sont extrêmement utiles car elles sont utilisées avec un smartphone ou une tablette PC et incorporent leurs compétences techniques - parfois de l'appareil photo à un ruban à mesurer et un module GPS aux mémos vocaux, y compris un horodatage automatique (bien que pour des raisons de protection des données, nous écrivions des données de localisation ) sans.

Cependant, ces applications sont généralement très fortement liées au système respectif et ne sont donc généralement qu'une recommandation s'il est déjà clair quel logiciel CAFM est présélectionné ou déjà contraignant. Soit dit en passant, ces applications sont assez bon marché et généralement disponibles pour Android et iOS.

 

Image de l'application Préparer les données »IMSWARE.de

Zones sans CAD

Le smartphone peut également être très utile dans un autre contexte, à savoir lorsqu'il n'y a pas ou pas de plans CAO actuels qui peuvent être utilisés pour déterminer les zones. Cet écart d'information ne peut alors être comblé qu'avec une surdimensionnement. Et c'est plus facile, plus précis et plus rapide qu'on ne le pense souvent. Pourquoi?

Il existe désormais toute une gamme d'appareils de mesure laser sur le marché qui peuvent se connecter à d'autres appareils via Bluetooth. Ils partagent leurs résultats de mesure avec eux afin qu'ils puissent être traités davantage - par exemple dans un tableau ou une base de données avec les données pour le prochain système CAFM.

Étant donné que les couteaux laser eux-mêmes sont intelligents, ils ne délivrent pas simplement une longueur après l'autre, mais peuvent également multiplier deux mesures pour une dimension de surface ou trois mesures pour le volume de la pièce. Le fait que non seulement le sol doive être mesuré de cette manière, mais aussi que les surfaces des portes, fenêtres ou murs puissent être déterminées est utile au plus tard lorsque le peintre vient.

conclusion

Même avant l'introduction d'un système CAFM, des données importantes pour le système à venir peuvent être enregistrées. Quelques points sont importants ici:

  • Les évaluations requises doivent être connues
  • Le modèle de données doit être défini
  • Les données doivent être enregistrées dans un format universellement utilisable
  • Les appareils mobiles tels que les smartphones et les tablettes sont de précieux outils auxiliaires

Il est donc également utile de parcourir les données et d'identifier les espaces avant l'achat du logiciel CAFM. Parce que si vous pensez universel ici, vous pouvez ensuite facilement importer votre structure de base dans n'importe quelle solution CAFM.

Pour faire court: capturez vos données avec votre cerveau, ne vous rendez pas dépendant trop rapidement. Et profitez en temps opportun des avantages de celui que vous avez choisi système CAFM.

 

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