Warum CAFM-Software sich nicht lohnt

Porsche fahren ist cooler als CAFM-Software. Oder?

Es ist ein schnell gefälltes Urteil: CAFM-Systeme sind groß, teuer, aufwändig, zeitintensiv, personalressourcenfressend und werden darum ziemlich oft nicht mehr genutzt, wenn sie erstmal bezahlt sind.

Keller-Software heißt das, wenn die Software nicht mal installiert wurde. Und Friedhof-Software, falls doch.

Also wird einvernehmlich geklärt: CAFM-Software lohnt sich nicht. Weder für Hausmeister. Und schon gar nicht für Facility Manager.

Und Geschäftsführer? Die brauchen das am allerwenigsten, denn die sollen Geschäfte führen und keine Brandschutzklappen oder Aufzüge überwachen – für Betreiberverantwortung  gibt es schließlich Dienstleister (auch wenn die das permanent bestreiten). Die haben ja auch im Gespräch versichert, dass alles gut ist. Und der Geschäftsführer nicht haftet. Wie toll.

Wer braucht denn sowas?

Warum aber machen dann so viele CAFM-Häuser mit noch viel mehr Modulen ein noch viel größeres Tamtam? Haben die so viel Langeweile?

Offenbar. Denn Umzüge lassen sich zum Beispiel seit alters her ganz ohne Modul „Umzugsmanagement“ durchführen: Kisten packen, LKW vor die Tür stellen, Kisten einpacken, LKW vor die nächste Tür stellen, Kisten ausladen, auspacken – und die Hälfte ist verschwunden. Das hilft schließlich in der Argumentation gegenüber dem Finanzamt im Rahmen der nächsten Betriebsprüfung und ist darum herzlich Willkommen.

Oder Energie-Management. Wer bitteschön braucht das heute noch? Techem zählt seit einer Weile die Wärmeverbräuche, Esso zählt schon immer das Heizöl und die Finanzbuchhaltung zählt die grauen Haare, die mit dem alljährlich zunehmenden Alter eh ausfallen. Ob dabei eine Korrelation zwischen Ausgaben und Aufgaben besteht, zeigt sich höchstens, wenn jemand in der FiBu aufgibt.

Kommt aber selten vor, ist also auch nicht betriebsrelevant.

Maintenance by breakdown. Wie nett…

Beliebt ist bei derartigen Software-Lösungen auch das Thema Flächenmanagement. Und da vor allem diese grandios bejubelte Feindifferenzierungen namens „Atmende Reinigung“ oder „Putzing on demand“! Die jaucht das Spüli nur noch bei Bedarf über das Linoleum.

Und der Teppich wird nur noch gesaugt, wenn durch ausreichend Besuch in der Vorstandsetage eine Grundsättigung der hochflorigen Auslegware mit Asche, Krümeln und neuen grauen Haaren erreicht ist. Als ob der Mindestlohn Putzpersonal zum Luxusgut erhoben hätte. Lächerlich…

Ferner beliebt: Die Instandhaltung. Wird natürlich massiv überschätzt. Schließlich ändert auch ein Computer mit etwas Software nichts an der Tatsache, dass etwas erst dann kaputt ist, wenn es kaputt ist. Und dann merkt man eh´ erst, dass es kaputt ist: „Maintanance by breakdown“ wird schließlich immer noch zuverlässig just in time angezeigt. Also ist Software auch hier völlig unnütz. Zwar erheben sich bestimmt gleich die Beraterstimmen und deklamieren ihr Mantra der Predictive Maintenance. Die korrekte Übersetzung „Algorithmus-basiertes Glaskugellesen“ ist diesen Kleingeistern vermutlich zu lang.

Damit wäre jetzt ein für alle Mal bewiesen: CAFM-Software ist völlig unnütz. Kostet viel Geld. Kostet viel Zeit. Und kann sowieso keiner damit umgehen. Womit zu guter Letzt auch das Argument der Usability entkräftet wäre.

Ist doch nicht zu kurz gedacht, oder?

Kaufen Sie sich für das gesparte Geld lieber einen neuen Porsche. Der macht mehr Spaß als CAFM-Software. Und über die weniger werdenden Haare täuscht er auch prima hinweg.

Oder war da noch was…?

Hmmm – vermutlich werden Sie sich jetzt fragen, ob CAFM nicht doch auch gute Seiten hat.

Zugegeben, mir kommt da doch was in den Sinn. Das stelle ich Ihnen dann auch noch kurz zusammen. Weiter unten…

 

In diesem Sinne

signature_MH_57_5

P.S. Ich kaufe mir übrigens doch keinen Porsche, obwohl meine Stirn immer mehr Raum einnimmt. Wollte ich nie, hatte ich nie.

Aber das mit dieser CAFM-Software…vielleicht ist ja doch was Gutes dran. Schauen Sie mal nach :-)

  • Auftragsmanagement mit Buchungs- und Rechnungs-Workflow in einem System
  • Bi-direktionale Anbindung von Dritthersteller-Software wie FiBu, SAP etc.
  • Budgetierung mit automatischer Aktualisierung
  • Kostenstellen in beliebiger Tiefe
  • Dashboards zum Ist-Status von Budgets
  • Auswertung von Kosten in Tabellen, Diagrammen und Grafiken
  • Auswertung nach Kostenstellen, Liegenschaften und anderen frei definierbaren Parametern
  • Automatische Alerts bei Überschreitung von Soll-Werten
  • Bestellungen direkt aus dem CAFM-System
  • A-B-Vergleich von Anlagen, Immobilien und Standorten
  • Festlegung von Grenzwerten und ermitteln von Benchmarks
  • Monitoring von Verbräuchen
  • Detektion und Definition von Optimierungs-Potenzialen
  • Verbrauchsoptimierte Gebäudesteuerung
  • Jederzeit Einblick in sämtliche Objekt-Daten
  • Kritische Geräte und Ausstattung leicht identifizierbar
  • Help-Desk mit Feedback für Schadens-Melder
  • Einheitliche Datenstruktur über alle Immobilien
  • Optimierte, vereinheitlichte und geführte Workflows
  • Weniger Ausfallzeiten von Anlagen, Maschinen und Gerät
  • Help-Desk ermöglicht Meldungen durch jeden Mitarbeiter
  • Schnellere Reaktionszeiten
  • Einfachere Organisation von Arbeitsabläufen
  • Flexiblere Steuerung von Mitarbeiten und Teams
  • Aktualisierung von Aufträgen und ihrer Reihenfolge in Echtzeit
  • Vereinfachte Protokollierung von Arbeiten
  • Optimiertes Umzugsmanagement
  • Einfaches Konferenzraum-Management
  • Intuitive Masken für Raumbuchungen, Helpdesk, Abfragen
  • Anzeige von Belegungen über Anbindung an Informationssysteme im Haus
  • Individuelle und automatisierte Steuerung von Raumfunktionen
  • Automatische Steuerung von Gebäudefunktionen nach Tagesplänen und Kalender
  • Verschlüsselte Daten-Kommunikation und Datenhaltung
  • Revisionssichere Datenhaltung
  • Klare Rechtevergabe
  • Alerts bei anstehenden oder überschrittenen Prüf-, Kontroll- und Wartungs-Terminen
  • Eskalation bei kritisch überschrittenen Terminen im Kontext von Sicherheit
  • Freie Definition von Alerts, Hinweisen und Eskalations-Szenarien
  • Eindeutige Zuweisung von Tätigkeiten zu verantwortlichen Personen
  • Vollständige Dokumentation von Wartung- und Instandhaltungs-Arbeiten
  • Vollständige Dokumentation von technischen und anderen Prüfungen
  • Berichte für Betriebsprüfungen auf Knopfdruck
  • Integration von verbindlichen Gesetzestexten und Regelwerken über Schnittstellen

Amortisation innerhalb weniger Monate bis Jahre

Fällt Ihnen noch was auf die Schnelle ein? Schreiben Sie mir.

Oder doch?

App oder Cloud?

BLOG_HEADER_app-oder-cloud

Mit CAFM aus der Cloud ist viel Flexibilität in das Facility Management gekommen. Apps rollen es auf die breite Masse möglicher Anwender aus. So in etwa könnte der Elevator-Pitch für  Apps und die Cloud lauten. Wobei gerade mit Blick auf die Cloud noch immer viel Unschärfe bei der Wahrnehmung zu finden ist. Denn Cloud ist nicht gleich Cloud.

IaaS, PaaS, SaaS – Waas?

Die Cloud – das sind drei Anwendungsfälle: Infrastructure as a Service, kurz IaaS, bei dem lediglich die Hardware bereitgestellt wird und sich der Kunde selber um Software und Daten kümmert. Bei Platform as a Service (PaaS) stellt der Dienstleister eine Plattform bereit, auf der der Kunde seine FM-Anwendungen entwickelt und nutzt. Software as a Service (SaaS) schließlich liefert Soft- und Hardware meist schlüsselfertig vor die Tür, so dass der Kunde diese nur noch befüllen muss, um arbeiten zu können.

Gemeinsam ist allen Varianten, dass Sie außer Haus in einer Serverfarm gehostet sind und der Anwender mit der Wartung der Maschinen nichts zu tun hat. Auch das Backup übernimmt der IT-Dienstleister, ebenso den Schutz der Server gegen Hacker, Viren und andere Übel. Das macht eine Cloud-Lösung recht sicher.

Stolpersteine

Allgemein ist eine Cloud-Lösung leicht zu nutzen, einige Aspekte sollte man dennoch beachten. Zum Beispiel sollte für CAFM aus der Cloud der Browser, mit dem gearbeitet werden soll, HTML5-fähig sein.

Dann sollte das verwendete Gerät eine gute Internetverbindung haben – FM-Daten sind mitunter etwas größer.

Auch inhouse sollte genau geschaut werden. Müssen CAD, SAP oder ERP mit eingebunden werden? Dann muss das CAFM-System über entsprechende Schnittstellen verfügen, was im Vorfeld geprüft werden muss.

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, ist ein Blick in die Datenschutz-Grundverordnung EU-DSGVO ratsam, die seit dem 25. Mai 2018 verbindlich gilt.

Oder doch lieber Apps?

Apps sind kleine flexible Programme für spezifische Aufgaben und eine Ergänzung, aber kein Ersatz für ein CAFM-System. Typische Anwendungsfelder sind Zählerstandserfassung, Reinigungsdokumentation (hier der passende Beitrag), Inventarisierung, Störungsmeldung oder Auftragsbearbeitung im Rahmen der Instandhaltung (auch hier ein Blogpost).

Wichtig ist, dass jede App für die beiden relevanten mobilen Betriebssysteme verfügbar ist, also für Android und Apple iOS. Häufig fällt das Votum pro Apple, weil der App-Shop und das System als sicherer gelten. Private App-Shops für Android und ein professionelles Gerätemanagement können das aber ausgleichen.

…und was brauche ich jetzt?

Wer bereits ein CAFM-System einsetzt und mehr Flexibilität für klar umrissene Aufgaben im Feld haben möchte, fährt mit einer passenden App am besten.

Wer sein bestehendes CAFM bei ähnlichem Funktionsumfang flexibler machen möchte, zum Beispiel um Standorte, Mitarbeiter aus dem Homeoffice oder externe Dienstleister wie Aufmaß-Anbieter mit einzubinden, wird mit einer Cloud-Anwendung gut beraten sein.

Auch wer erst ein CAFM-System einführen möchte und nicht auch Administration, Wartung und Pflege der Server leisten möchte oder kann, trifft mit einem Cloud-System die bessere Wahl.

Erst wenn hohe Performanz, Sicherheitsanforderungen oder die Firmenpolitik einen Server im eigenen Keller einfordern, ist das On-Premise System erste Wahl. Dafür ist es dann aber auch teurer.

 

Detaillierter beschrieben habe ich das Thema Cloud und Apps übrigens in Ausgabe 1-2018 der Fachzeitschrift “Der Facility Manager”. Sprechen Sie mich gerne hierzu an.

Beste Grüße

signature_LH

Wetter? Cloudig!

Mitten drin – Ausbildung bei IMS

blog22

Nach dem Abi stand ich vor der Wahl: Medien oder IT? Da ich mich nicht sofort entscheiden konnte, habe ich erst einmal gearbeitet und mir etwas angespart, Spielraum kann ja nicht schaden.

Parallel habe ich sondiert: Praktikumsplätze im Medienbereich waren entweder unattraktiv oder überlaufen. Aber ohne Praktikum gibt es kein aussagefähiges Bild.

Was mich bei IT erwartet, wusste ich dagegen. Also war der Weg klar:  Anwendungen entwickeln!

Kollegiale Atmosphäre

Zu IMS gegangen bin ich, weil ich das Unternehmen schon kannte. Die Arbeitsatmosphäre ist sehr kollegial, die Menschen sind offen und zugänglich, wer Fragen hat bekommt Hilfe. Das wusste ich bereits und dass Auszubildende nicht für den Papierkorb programmieren.

Meine Ausbildung ist am 1. August 2017 gestartet, also vor rund einem Jahr. Ein bisschen war es natürlich  wie der Sprung ins kalte Wasser, professionell zu programmieren ist schon etwas anderes als für sich zu schreiben oder in der Schule in Informatik.

Direkte Ansprechpartner

Zu meinen ersten Aufgaben gehörten Reportings, aber ich konnte auch eine Steuerdatei schreiben und bestehende Steuerdateien nach Fehlern durchsuchen. Später wurde es anspruchsvoller: Ich durfte eine Import-Routine für Excel-Dateien in die Datenbank eines Kunden programmieren.

Die Aufträge kommen direkt aus der Programmierung oder von Consultants. Wer sie mir gibt, ist dann auch der Ansprechpartner. Bei Fragen oder Ideen ist der direkte Draht optimal, die Antworten kommen schnell und sind fundiert. Das hilft, zügig zu korrekten Ergebnissen zu kommen.

Spannende Arbeit

Ab und an gibt es allerdings auch Leerlauf. Die Zeit habe ich zusammen mit einem weiteren Auszubildenden genutzt, um die Grundlagen für Java-Programmierung zu legen. Auch da unterstützen uns die entsprechenden Programmierer, wenn wir Fragen haben.

Nach einem Jahr IMS kann ich sagen, dass ich mich hier sehr wohl fühle. Die Kollegen sind offen und hilfsbereit, die Arbeit ist spannend und ich lerne sehr viel, auch im Vergleich zu anderen Lehrlingen, die ich in der Berufsschule treffe.

Mein Zwischenfazit

Für mich ist die Ausbildung bei IMS ein echter Glücksgriff.

In diesem Sinne

signature_ML

Mitten drin

DATENSCHUTZ

Wir legen großen Wert auf Ihre Privatsphäre und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Bitte wählen Sie, wie wir Cookies einsetzen dürfen.
Mehr Informationen finden Sie unter Hilfe.

Bitte treffen Sie eine Auswahl

Ihre Auswahl wurde gespeichert.

Hilfe

Hilfe

Bitte treffen Sie eine Auswahl, um fortzufahren. Nachfolgend erhalten Sie eine Erläuterung der verschiedenen Optionen und ihrer Bedeutung.

  • Alle Cookies zulassen:
    Cookies können direkt von uns als auch von Dritten gesetzt werden und sind möglicherweise domainübergreifend zugänglich.
  • Nur First-Party Cookies zulassen:
    Cookies werden direkt durch uns gesetzt und sind nicht domainübergreifend zugänglich.

Unsere vollständige Erklärung zum Datenschutz und Ansicht Ihrer Cookie-Einstellung finden Sie hier.

Zurück

IMS BEI TWITTER IMS AUF FACEBOOK KONTAKT RÜCKRUF ANFORDERN
Rückruf