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Sichere Strategie

In meiner bisherigen Berufslaufbahn habe ich einige Berührungspunkte mit CAFM gehabt, sowohl in meinem Studium des Wirtschafts-Ingenieurwesens und im Anschluss bei  meiner Tätigkeit für einen Facility Service Dienstleister mit Schwerpunkt technische Gebäude-Ausrüstung. Und die Erkenntnisse, die ich hier gewonnen habe, lassen mich einen differenzierten Blick auf CAFM-Lösungen haben.

Nur für´s Instandhaltungsmanagement zu schade?

Bei meinem früheren Arbeitgeber wurde die CAFM-Software  ausschließlich für das Instandhaltungsmanagement genutzt. Sowohl bei den von uns errichteten technischen  Anlagen wie auch bei Bestandsanlagen unserer Kunden konnte uns eine CAFM-Anwendung bezüglich der Dokumentationsqualität, Dokumentationssicherheit und Planungssicherheit unterstützen.

Da die Dokumentationspflicht eine wesentliche Nebenpflicht der geschuldeten Leistung gegenüber unseren Auftraggebern war, bot die Überwachung durch das CAFM-System hier deutlich mehr Sicherheit.

Strategie und Szenario

Auch die Komplexität der Anlagen in ihrem hohen Grad an Vernetzung im CAFM-System abbilden zu können, ist ausgesprochen hilfreich. Mit Papier und über Excel-Tabellen zu arbeiten ist ab einer bestimmten Komplexität einfach nicht mehr praktikabel und effizient.

Aber trotz der vielfältigen und guten Erfahrungen, die ich mit CAFM gemacht habe, waren meine Einblicke in diese Systeme nicht so tiefgehend wie heute, da ich durch die Arbeit bei und mit IMSWARE die tatsächliche Fülle der Möglichkeiten erkenne.

Aktuell stellt sich mir die Situation wie folgt dar: Auf der einen Seite ist die strategische Entscheidung, eine CAFM-Software einzuführen, in den allermeisten Fällen die richtige. Aber ich würde auch sagen, dass die umfassenden Möglichkeiten einer solchen Software dem operativen Anwender oft nicht transparent sind und aktiv an jene herangetragen werden müssten.

Denn es ist bedauerlich für die Anwender eines CAFM-Systems, ein leistungsfähiges Werkzeug zu nutzen, ohne es auszuschöpfen, und sich darum vieler Vorteile zu berauben.

Investitionen & ROI

Mit umfassenden Möglichkeiten meine ich auch den Zugewinn an Sicherheit in Haftungsfragen: Durch die im CAFM-System revisionssicher gespeicherte Dokumentation erfolgter Wartungsarbeiten und Sicherheitskontrollen schaffen Facility Manager für sich und ihr Unternehmen bei Sach- oder gar Personenschäden erhöhte Rechtssicherheit.

Die Option für Auswertungen, Historien und Benchmarks einer CAFM-Software unterstützen den Zuständigen bei seiner Aufgabe, den langfristigen Betrieb der gebäudetechnischen Anlagen sicher zu stellen. Das gilt gerade auch weil mögliche kritische Phasen frühzeitig erkannt und damit vermieden werden können, und das Risiko von Standzeiten relevanter Anlagen wird reduziert.

Ein weiterer Benefit ist, dass die Investitionspolitik wesentlich sinnvoller ausgestaltet werden kann: Die bereits angesprochenen Auswertungen, Historien und Benchmarks erlauben dem Anwender auch, statt aus dem Bauch heraus zu entscheiden, strategisch clever zu investieren. Das schont das Budget, setzt es ökonomisch ein und sorgt für einen zügigen ROI der technischen Investition. So macht sich das System quasi von selbst bezahlt.

Kritische Masse…

Zu bedenken ist allerdings, dass ein CAFM-System erst ab einer gewissen Größe wirklich sinnvoll ist, wobei die kritische Masse nicht absolut zu beziffern ist. Sie ist vielmehr von der Menge und Komplexität der zu bewirtschaftenden Liegenschaften abhängig, von der Zahl der eingebundenen Mitarbeiter und Dienstleister sowie von der Komplexität der zu erbringenden Leistungen. Auch bei der Bewertung dieses Punktes erweist sich der ROI – in diesem Fall der des CAFM-Systems selbst – als ein hilfreiches Indiz.

Und das führt zu einer paradoxen Erkenntnis: Für ein einzelnes Bürogebäude wie das der IMS ist eine CAFM-Software wie IMSWARE eigentlich zu groß. Ihre vielfältigen Vorteile spielt sie natürlich trotzdem aus. Und wir profitieren gerne von diesen.

 

Beste Grüße

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Datenqualität ist keine Zauberei

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Sandro Oldenburg
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Alles korrekt?

Datenbanken sind elementar für die Arbeit im Facility- und Netzwerk-Management. Mit den Jahren wachsen sie, und mit ihnen der unnötige Ballast, den sie mitschleppen. Dazu gehören Dubletten ebenso wie veraltete Daten und veränderte Parameter wie neue Standorte von Geräten.

Mit IMSWARE lassen sich solche Karteileichen aber leicht ausmachen und korrigieren.

Zuerst: Nomenklatur!

Wesentlich für gute Datenqualität ist eine gute Nomenklatur. Nur wenn Bezeichnungen einheitlich und stringent sind, können Daten auch verlässlich verwaltet, korrigiert und aktualisiert werden.

Die Nomenklatur sollte außerdem zwei weitere Punkten berücksichtigen: die internen Prozessabläufen und die Compliance-Vorgaben.

Ein wichtiger Punkt bei der Definition der Nomenklatur ist, den Zweck der Datennutzung im Auge zu behalten.

Damit sollte auch klar sein: Für die Entwicklung der Nomenklatur sollte genug Zeit eingeplant werden, denn je komplexer die Inhalts- und Aufgabenstruktur, desto komplexer muss die Nomenklatur sein.

Strukturieren und überwachen…

Damit die Daten verlässlich sind und leicht kontrolliert werden können, ist eine klare Struktur wesentlich. Schlüssige Logik ist hier der beste Ratgeber, denn dann lassen sich auch Abfragen sicher ausführen.

Ist das Konzept definiert, muss es im Unternehmen verbindlich und konsequent realisiert werden. Interpretationen durch Kollegen sind zu unterbinden.

Übrigens: Sollte die Datenbank mehrsprachig genutzt werden, sind alle Abfragen mehrsprachig zu definieren und natürlich auch zu testen.

Suchen und finden?

Ist die Datenbank korrekt aufgebaut, kann die Arbeit beginnen. Ein Beispiel wäre, Dubletten zu finden.

Bei tabellarisch aufgebauten Datenbanken genügt hier oft schon eine Sortierung nach dem relevanten Kriterium. Bei umfangreichen Datensätzen wie im FM ist dagegen eine gezielte Abfrage notwendig.

Sollen unscharfen Doubletten gefunden werden, beispielweise Einträge mit Tippfehlern, helfen dagegen nur spezielle Werkzeuge wie der DeduplicationWizard oder die DataQualityTools.

Bei bestimmten Suchen könnten für IT-Geräte beispielsweise eindeutige Kriterien wie die MAC-Adresse verwendet werden. Bei Räumen oder ihrer Einrichtung helfen die eindeutigen Raum-Marker, um die Ergebnismenge einzugrenzen.

Und jetzt: Durchblick behalten.

Datenbanken wachsen und verändern sich konstant. Daher ist es wichtig, regelmäßige Kontrollen der Datenkonsistenz durchzuführen und die Datenbestände konstant zu aktualisieren. Dann behalten Sie auch perspektivisch den Durchblick.

In diesem Sinne…

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Dieser Blog-Beitrag basiert auf dem ausführlicheren Artikel „Datenqualität mittels Software sicherstellen“, erschienen in der LANline 03/2017.

BIM und CAFM – ergänzende Welten

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Christof Duvenbeck
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What´s next?

CAFM ist etabliert, nun schickt sich BIM an, ihm zu folgen. Das ist eine gute Entwicklung, weil nun der gesamte Lebenszyklus von Gebäuden sowohl baulich wie von Seiten des Betriebs erfasst werden kann. Wenn die Systeme denn integriert werden können.

Wer führt, wer folgt?
Die Frage, welches System das führende sein soll, ist meines Erachtens klar mit CAFM zu beantworten. Denn die meiste Zeit seiner Existenz wird ein Gebäude genutzt und damit betrieben und bewirtschaftet. Dieses zu begleiten ist die originäre Aufgabe des CAFM.

Im Gegenzug liefert BIM vielfältige relevante Daten, um den Betrieb zu flankieren, und ergänzt CAFM sinnvoll, wenn von Beginn an einige Aspekte bedacht werden, in die BIM-Daten einfließen und in das CAFM-System überführt werden können.

Ganz unbescheiden: 5D statt 3D. Oder gleich 6D?

Für viele bedeutet BIM ein dreidimensionales Modell des Baukörpers einschließlich seiner Installationen, von Versorgungsleitungen über technische Anlagen bis zu Türen und Fenstern. Das ist für den Bauprozess prinzipiell ausreichend, wird aber schon heute oft um zwei weitere Dimensionen ergänzt.

Der Bauprozess erfolgt geplant in Schritten, die einem bestimmten Zeitdiktat folgen, und er ist budgetiert. Diese Faktoren fließen in moderne BIM-Planungen mit ein und erweitern das 3D- zu einem 5D-Modell. Damit sind wir schon nah an den Bedürfnissen eines CAFM-Systems, das noch eine weitere Dimension benötigt: die betriebsrelevanten Daten.

Was ist also betriebsrelevant?

Als betriebsrelevante Daten zählen all jene Vorgaben, die im Kontext von Wartung und Instandhaltung wesentlich sind. Hierzu zählen Wartungspläne und -dokumente ebenso wie Verträge, die unter Umständen schon vor der Inbetriebnahme des Gebäudes geschlossen werden, beispielsweise mit Reinigungsunternehmen, um die Grundreinigung schon unter Dach und Fach zu haben.

Wichtig ist auch, jede technische Installation, die später dem Aufgabenfeld des Facility Managers zugeordnet wird, entsprechend zu taggen und zu dokumentieren. Das erleichtert spätere Wartungsmaßnahmen, weil bereits im Vorfeld auf dem 3D-Plan die Betriebsstätte lokalisiert und virtuell in Augenschein genommen werden kann, so dass sich beispielsweise Werkzeuge exakt zusammenstellen lassen oder eine Leiter bereit stellen, sofern diese sichtbar notwendig ist.

Integration oder Kopplung?

Eine hoch aktuelle Diskussion ist, ob und wie CAFM- und BIM-Systeme integriert oder gekoppelt werden können. Ob Integration sinnvoll ist, möchte ich bezweifeln. Die Aufgaben der Systeme sind letztlich zu different und ein integratives System würde unnötig komplex, so dass sich ein anderes Verfahren empfiehlt: so genannte Data Drops.

Bei Data Drops handelt es sich um eine punktuelle Datenübermittlung aus dem BIM- an das CAFM-System. Die hierfür notwendigen Schnittstellen sind im Markt teilweise sogar schon verfügbar, sie könnten je nach Anforderung aber auch programmiert werden.

Aktuell gebräuchlich sind Data Drops bereits, um im BIM Meilensteine für Datenlieferungen zu definieren und die Datenvollständigkeit im CAFM-System aktiv zu kontrollieren. Dieses Verfahren lässt sich prinzipiell auch auf andere Bereiche ausweiten und würde automatisch dazu führen, dass ausschließlich solche Daten aus dem BIM- in das CAFM-System überführt werden, die hier auch für die tägliche Arbeit benötigt werden.

Eine tiefer gehende Diskussion des Themas finden Sie übrigens in einem Fachartikel in der aktuellen Ausgabe der Fachzeitschrift „Der Facility Manager“. Wenn Sie mögen, sehen Sie mal in Ausgabe März 2017 nach. Oder schreiben Sie mir einfach eine Mail.

Es grüßt Sie ganz herzlich

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Los geht´s mit unserem neuen Blog

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Michael Heinrichs
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Leinen los!

In diesem Blog werden wir in Zukunft über Themen berichten, die im Alltag des Facility Managements und der Netztopologie wichtig sind und mit Software für CAFM und Netzwerk-Management erleichtert, verbessert, kostengünstiger und sicherer gemacht werden können. Genau dafür ist ein Blog perfekt geeignet, finden wir.

Warum?

Blog ist die Abkürzung für Web-Log, womit ursprünglich ein Tagebuch im Internet gemeint ist. Ein lockeres und persönliches Format, um Inhalte aufzugreifen. Jederzeit. Durch diesen Rahmen können wir in lockerer Folge posten, können entspannter schreiben, aus Anwendersicht auf die Welt blicken, Anekdoten einflechten und Themen besprechen, die in renommierten Magazinen und Online-Portalen oft zu kurz kommen. Falls sie überhaupt jemand aufgreift.

Schreiben werde aber nicht ich allein.

Wir haben eine Vielzahl von Spezialisten im Haus, die in dieses Blog-Projekt eingebunden sind. So wird Thorsten Hillmer demnächst die Reinigung aufpolieren und Dr. Christof Duvenbeck das Thema BIM in Form bringen. Inventarisierung, CAD, Betreiberverantwortung, Datenmigration und Schnittstellen sind ebenfalls auf der Themen-Liste, dazu Netzwerk-Fragen und natürlich Tipps und Tricks für Ihre tägliche Arbeit.

Sie ahnen schon: Bei der Wahl der Themen schöpfen wir aus dem reichen Fundus unserer inzwischen über 30-jährigen Erfahrung.

Und ebenso aus den täglichen Impulsen, die wir vom Markt und von Ihnen bekommen. Sollten Sie trotzdem den Eindruck haben, dass ein Thema fehlt, sprechen Sie mich einfach an. Dann heben wir auch das mit auf unsere Themen-Liste! Wenn Sie möchten, können Sie sich auch mit eigenen Ideen an diesem Blog beteiligen – Erfahrung von Anwendern sind immer interessant und der beste Ratgeber für andere Nutzer.

Was sind Themen, die Sie bewegen?

Oben schrieb ich, in einem Blog können wir in lockerer Folge posten. Das stimmt zwar, aber wir werden es verlässlicher machen: Geplant ist, monatlich einen neuen Beitrag online zu stellen.

Wenn wir uns warm geschrieben haben, stellen wir um auf einen 14-tägigen Takt. Als mittelfristiges Ziel. Also schreibe ich nicht mehr lange, sondern machen Platz für den nächsten Beitrag – den ersten Fachbeitrag.

Er kommt – in Kürze ;-)

Ihr

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