IoT und CAFM – auf dem Weg zu FM 4.0

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Das Internet of Things (IoT) ist inzwischen auch in CAFM-Lösungen angekommen.

Dabei reicht die Integrations-Spanne von einfacher Entgegennahme von Meldungen über Dokumentation und Benchmarking bis zur komplexen Interpretation von Sensor-Signalen und dem Auslösen entsprechend zugeordneter Prozesse ­– einschließlich der Verknüpfung mit Arbeitsaufträgen, Indoor-Navigation zum Arbeitsplatz und Verifikation der Ausführung.

Buzz-Word mit Nutzen

IoT war lange Zeit vor allem ein Buzz-Word, ohne Frage. Die Technologie dahinter ist aber inzwischen weit fortgeschritten und hat auch in CAFM-Systeme Einzug gehalten.

Auch IMSWARE ist in der Lage, mit IoT-Komponenten zusammen zu arbeiten. Die Leistungsspanne ist mittlerweile weit:

Clevere Sensorik…

Eine Option ist, dass Geräte, Maschinen und Anlagen die Signale ihrer Sensoren und Aktoren selbstständig kumulieren, auswerten und das Ergebnis an die CAFM-Lösung von IMS übermitteln. Dieses protokolliert die Meldungen und löst parallel einen passenden Arbeitsauftrag aus: Wartung, Kontrolle, Reparatur – je nach dem, welchen Inhalt die Meldung hat.

Eine entsprechende Lösung haben wir mit einem Anbieter von kombinierten Wasserkondensatoren und -spendern in Dubai realisiert. Besonders an dieser Lösung ist auch die globale Komponente, da die Signalverarbeitung über den halben Globus verteilt ist.

..aber einfach!

Alternativ setzen viele Anwender auf günstige Sensoren, die jeweils für eine spezifische Aufgabe entwickelt wurden. Ihre Vorteile sind geringe Baugröße und günstiger Preis. Die Intelligenz, um aus ihren Signalen sinnvolle Aussagen zu treffen, ist damit ausgelagert – zum Beispiel in das CAFM-System.

Die Lösungen von IMS sind in der Lage, auch mit Sensoren dieser Art zusammen zu arbeiten. Wir nehmen die Werte der Signale entgegen, führen sie zusammen und leiten aus den kumulierten Daten notwendige Arbeiten ab. Welche das sind?

Das hängt vom jeweiligen Anwendungsszenario, den Vorgaben des Kunden und gegebenenfalls dem technischen Gerät oder der Anlage ab, sofern eine solche die Daten liefert.

Auftrags-Automatismen

Beispielsweise kann IMSWARE als Folge einer Meldung einen Arbeitsauftrag generieren, diesen einer Person zuweisen und die Ausführung überwachen. Alternativ kann  das CAFM-System auf Basis der IoT-Signale  einfache Hinweis-Mails verschicken, beispielsweise als Memo an Anwender.

Das System kann auch automatisch eine Bestellung generieren, beispielsweise um Verbrauchsmaterial fristgerecht nachzuordern.

Drucksensoren in Sitzmöbeln und CO2-Sensoren in der Decke helfen zu erkennen, ob ein gebuchter Raum tatsächlich belegt ist oder nach einer bestimmten Zeitspanne wieder frei gegeben wird. Auch das geschieht dann automatisch gesteuert vom CAFM-System, in dem schon die Buchung erfolgt ist und das diese auf einem digitalen Schild an der Tür des jeweiligen Raums angezeigt hat – gleichfalls ein Anwendungsfall für IoT.

Selbst bei der Indoor-Navigation arbeiten CAFM und IoT Hand in Hand: Die IoT-Sensorik hilft mittels Triangulation bei der Standortbestimmung und ermöglicht es so dem CAFM-System, dem  Anwender standortbezogene Daten auf seinem Laptop oder in einer App anzuzeigen. Bei der Wartung von technischen Anlagen kann die App den Monteur direkt zu der entsprechenden Anlage führen und parallel die entsprechende Wartungskarte anzeigen.

Praxiserfahrung

Mit Blick auf die Vielfalt der IoT-Ansätze und -Lösungen und dem sie begleitenden Wortgeklingel ist eines unverzichtbar: Praxiserfahrung.

Es gilt, die Vielzahl an Daten, die heute schon gesammelt werden können, sinnvoll zu verdichten und zusammenzuführen, um aus ihnen FM-relevante Rückschlüsse zu ziehen und FM-Prozesse sinnvoll zu unterstützen.

IMS ist mit dem oben skizzierten, internationalen Projekt oder auch durch die intensive Zusammenarbeit mit führenden deutschen (sic!) Herstellern für IoT-Sensorik sehr gut aufgestellt, um IoT und CAFM in den verschiedensten Konstellationen und mit den unterschiedlichsten Zielsetzungen erfolgreich mit Leben zu füllen. So können wir uns das “FM 4.0” vorstellen.

Gerne stellen wir Ihnen einen Projekt-Bericht zur Verfügung und beantworten Ihre Fragen zu Ihrem Plan oder Ihrem Projekt.

 

In diesem Sinne

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Einfach & clever?

Warum CAFM-Software sich nicht lohnt

Porsche fahren ist cooler als CAFM-Software. Oder?

Es ist ein schnell gefälltes Urteil: CAFM-Systeme sind groß, teuer, aufwändig, zeitintensiv, personalressourcenfressend und werden darum ziemlich oft nicht mehr genutzt, wenn sie erstmal bezahlt sind.

Keller-Software heißt das, wenn die Software nicht mal installiert wurde. Und Friedhof-Software, falls doch.

Also wird einvernehmlich geklärt: CAFM-Software lohnt sich nicht. Weder für Hausmeister. Und schon gar nicht für Facility Manager.

Und Geschäftsführer? Die brauchen das am allerwenigsten, denn die sollen Geschäfte führen und keine Brandschutzklappen oder Aufzüge überwachen – für Betreiberverantwortung  gibt es schließlich Dienstleister (auch wenn die das permanent bestreiten). Die haben ja auch im Gespräch versichert, dass alles gut ist. Und der Geschäftsführer nicht haftet. Wie toll.

Wer braucht denn sowas?

Warum aber machen dann so viele CAFM-Häuser mit noch viel mehr Modulen ein noch viel größeres Tamtam? Haben die so viel Langeweile?

Offenbar. Denn Umzüge lassen sich zum Beispiel seit alters her ganz ohne Modul „Umzugsmanagement“ durchführen: Kisten packen, LKW vor die Tür stellen, Kisten einpacken, LKW vor die nächste Tür stellen, Kisten ausladen, auspacken – und die Hälfte ist verschwunden. Das hilft schließlich in der Argumentation gegenüber dem Finanzamt im Rahmen der nächsten Betriebsprüfung und ist darum herzlich Willkommen.

Oder Energie-Management. Wer bitteschön braucht das heute noch? Techem zählt seit einer Weile die Wärmeverbräuche, Esso zählt schon immer das Heizöl und die Finanzbuchhaltung zählt die grauen Haare, die mit dem alljährlich zunehmenden Alter eh ausfallen. Ob dabei eine Korrelation zwischen Ausgaben und Aufgaben besteht, zeigt sich höchstens, wenn jemand in der FiBu aufgibt.

Kommt aber selten vor, ist also auch nicht betriebsrelevant.

Maintenance by breakdown. Wie nett…

Beliebt ist bei derartigen Software-Lösungen auch das Thema Flächenmanagement. Und da vor allem diese grandios bejubelte Feindifferenzierungen namens „Atmende Reinigung“ oder „Putzing on demand“! Die jaucht das Spüli nur noch bei Bedarf über das Linoleum.

Und der Teppich wird nur noch gesaugt, wenn durch ausreichend Besuch in der Vorstandsetage eine Grundsättigung der hochflorigen Auslegware mit Asche, Krümeln und neuen grauen Haaren erreicht ist. Als ob der Mindestlohn Putzpersonal zum Luxusgut erhoben hätte. Lächerlich…

Ferner beliebt: Die Instandhaltung. Wird natürlich massiv überschätzt. Schließlich ändert auch ein Computer mit etwas Software nichts an der Tatsache, dass etwas erst dann kaputt ist, wenn es kaputt ist. Und dann merkt man eh´ erst, dass es kaputt ist: „Maintanance by breakdown“ wird schließlich immer noch zuverlässig just in time angezeigt. Also ist Software auch hier völlig unnütz. Zwar erheben sich bestimmt gleich die Beraterstimmen und deklamieren ihr Mantra der Predictive Maintenance. Die korrekte Übersetzung „Algorithmus-basiertes Glaskugellesen“ ist diesen Kleingeistern vermutlich zu lang.

Damit wäre jetzt ein für alle Mal bewiesen: CAFM-Software ist völlig unnütz. Kostet viel Geld. Kostet viel Zeit. Und kann sowieso keiner damit umgehen. Womit zu guter Letzt auch das Argument der Usability entkräftet wäre.

Ist doch nicht zu kurz gedacht, oder?

Kaufen Sie sich für das gesparte Geld lieber einen neuen Porsche. Der macht mehr Spaß als CAFM-Software. Und über die weniger werdenden Haare täuscht er auch prima hinweg.

Oder war da noch was…?

Hmmm – vermutlich werden Sie sich jetzt fragen, ob CAFM nicht doch auch gute Seiten hat.

Zugegeben, mir kommt da doch was in den Sinn. Das stelle ich Ihnen dann auch noch kurz zusammen. Weiter unten…

 

In diesem Sinne

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P. S. Vielleicht täuscht der angesprochene Sportwagen aus Zuffenhausen über das lichter werdende Haar hinweg. Aber für Rechtssicherheit beim Immobilien-Betrieb, Entscheidungsgrundlagen für die Immobilien-Strategie und geordnete Arbeitsabläufe im FM kann auch der schönste 911 nicht sorgen.

Andererseits… das mit dieser CAFM-Software…vielleicht ist ja doch was Gutes dran. Schauen Sie mal nach :-)

  • Auftragsmanagement mit Buchungs- und Rechnungs-Workflow in einem System
  • Bi-direktionale Anbindung von Dritthersteller-Software wie FiBu, SAP etc.
  • Budgetierung mit automatischer Aktualisierung
  • Kostenstellen in beliebiger Tiefe
  • Dashboards zum Ist-Status von Budgets
  • Auswertung von Kosten in Tabellen, Diagrammen und Grafiken
  • Auswertung nach Kostenstellen, Liegenschaften und anderen frei definierbaren Parametern
  • Automatische Alerts bei Überschreitung von Soll-Werten
  • Bestellungen direkt aus dem CAFM-System
  • A-B-Vergleich von Anlagen, Immobilien und Standorten
  • Festlegung von Grenzwerten und ermitteln von Benchmarks
  • Monitoring von Verbräuchen
  • Detektion und Definition von Optimierungs-Potenzialen
  • Verbrauchsoptimierte Gebäudesteuerung
  • Jederzeit Einblick in sämtliche Objekt-Daten
  • Kritische Geräte und Ausstattung leicht identifizierbar
  • Help-Desk mit Feedback für Schadens-Melder
  • Einheitliche Datenstruktur über alle Immobilien
  • Optimierte, vereinheitlichte und geführte Workflows
  • Weniger Ausfallzeiten von Anlagen, Maschinen und Gerät
  • Help-Desk ermöglicht Meldungen durch jeden Mitarbeiter
  • Schnellere Reaktionszeiten
  • Einfachere Organisation von Arbeitsabläufen
  • Flexiblere Steuerung von Mitarbeiten und Teams
  • Aktualisierung von Aufträgen und ihrer Reihenfolge in Echtzeit
  • Vereinfachte Protokollierung von Arbeiten
  • Optimiertes Umzugsmanagement
  • Einfaches Konferenzraum-Management
  • Intuitive Masken für Raumbuchungen, Helpdesk, Abfragen
  • Anzeige von Belegungen über Anbindung an Informationssysteme im Haus
  • Individuelle und automatisierte Steuerung von Raumfunktionen
  • Automatische Steuerung von Gebäudefunktionen nach Tagesplänen und Kalender
  • Verschlüsselte Daten-Kommunikation und Datenhaltung
  • Revisionssichere Datenhaltung
  • Klare Rechtevergabe
  • Alerts bei anstehenden oder überschrittenen Prüf-, Kontroll- und Wartungs-Terminen
  • Eskalation bei kritisch überschrittenen Terminen im Kontext von Sicherheit
  • Freie Definition von Alerts, Hinweisen und Eskalations-Szenarien
  • Eindeutige Zuweisung von Tätigkeiten zu verantwortlichen Personen
  • Vollständige Dokumentation von Wartung- und Instandhaltungs-Arbeiten
  • Vollständige Dokumentation von technischen und anderen Prüfungen
  • Berichte für Betriebsprüfungen auf Knopfdruck
  • Integration von verbindlichen Gesetzestexten und Regelwerken über Schnittstellen

Amortisation innerhalb weniger Monate bis Jahre

Fällt Ihnen noch was auf die Schnelle ein? Schreiben Sie mir.

Oder doch?

App oder Cloud?

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Mit CAFM aus der Cloud ist viel Flexibilität in das Facility Management gekommen. Apps rollen es auf die breite Masse möglicher Anwender aus. So in etwa könnte der Elevator-Pitch für  Apps und die Cloud lauten. Wobei gerade mit Blick auf die Cloud noch immer viel Unschärfe bei der Wahrnehmung zu finden ist. Denn Cloud ist nicht gleich Cloud.

IaaS, PaaS, SaaS – Waas?

Die Cloud – das sind drei Anwendungsfälle: Infrastructure as a Service, kurz IaaS, bei dem lediglich die Hardware bereitgestellt wird und sich der Kunde selber um Software und Daten kümmert. Bei Platform as a Service (PaaS) stellt der Dienstleister eine Plattform bereit, auf der der Kunde seine FM-Anwendungen entwickelt und nutzt. Software as a Service (SaaS) schließlich liefert Soft- und Hardware meist schlüsselfertig vor die Tür, so dass der Kunde diese nur noch befüllen muss, um arbeiten zu können.

Gemeinsam ist allen Varianten, dass Sie außer Haus in einer Serverfarm gehostet sind und der Anwender mit der Wartung der Maschinen nichts zu tun hat. Auch das Backup übernimmt der IT-Dienstleister, ebenso den Schutz der Server gegen Hacker, Viren und andere Übel. Das macht eine Cloud-Lösung recht sicher.

Stolpersteine

Allgemein ist eine Cloud-Lösung leicht zu nutzen, einige Aspekte sollte man dennoch beachten. Zum Beispiel sollte für CAFM aus der Cloud der Browser, mit dem gearbeitet werden soll, HTML5-fähig sein.

Dann sollte das verwendete Gerät eine gute Internetverbindung haben – FM-Daten sind mitunter etwas größer.

Auch inhouse sollte genau geschaut werden. Müssen CAD, SAP oder ERP mit eingebunden werden? Dann muss das CAFM-System über entsprechende Schnittstellen verfügen, was im Vorfeld geprüft werden muss.

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, ist ein Blick in die Datenschutz-Grundverordnung EU-DSGVO ratsam, die seit dem 25. Mai 2018 verbindlich gilt.

Oder doch lieber Apps?

Apps sind kleine flexible Programme für spezifische Aufgaben und eine Ergänzung, aber kein Ersatz für ein CAFM-System. Typische Anwendungsfelder sind Zählerstandserfassung, Reinigungsdokumentation (hier der passende Beitrag), Inventarisierung, Störungsmeldung oder Auftragsbearbeitung im Rahmen der Instandhaltung (auch hier ein Blogpost).

Wichtig ist, dass jede App für die beiden relevanten mobilen Betriebssysteme verfügbar ist, also für Android und Apple iOS. Häufig fällt das Votum pro Apple, weil der App-Shop und das System als sicherer gelten. Private App-Shops für Android und ein professionelles Gerätemanagement können das aber ausgleichen.

…und was brauche ich jetzt?

Wer bereits ein CAFM-System einsetzt und mehr Flexibilität für klar umrissene Aufgaben im Feld haben möchte, fährt mit einer passenden App am besten.

Wer sein bestehendes CAFM bei ähnlichem Funktionsumfang flexibler machen möchte, zum Beispiel um Standorte, Mitarbeiter aus dem Homeoffice oder externe Dienstleister wie Aufmaß-Anbieter mit einzubinden, wird mit einer Cloud-Anwendung gut beraten sein.

Auch wer erst ein CAFM-System einführen möchte und nicht auch Administration, Wartung und Pflege der Server leisten möchte oder kann, trifft mit einem Cloud-System die bessere Wahl.

Erst wenn hohe Performanz, Sicherheitsanforderungen oder die Firmenpolitik einen Server im eigenen Keller einfordern, ist das On-Premise System erste Wahl. Dafür ist es dann aber auch teurer.

 

Detaillierter beschrieben habe ich das Thema Cloud und Apps übrigens in Ausgabe 1-2018 der Fachzeitschrift “Der Facility Manager”. Sprechen Sie mich gerne hierzu an.

Beste Grüße

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