Mitten drin – Ausbildung bei IMS

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Mitten drin

Nach dem Abi stand ich vor der Wahl: Medien oder IT? Da ich mich nicht sofort entscheiden konnte, habe ich erst einmal gearbeitet und mir etwas angespart, Spielraum kann ja nicht schaden.

Parallel habe ich sondiert: Praktikumsplätze im Medienbereich waren entweder unattraktiv oder überlaufen. Aber ohne Praktikum gibt es kein aussagefähiges Bild.

Was mich bei IT erwartet, wusste ich dagegen. Also war der Weg klar:  Anwendungen entwickeln!

Kollegiale Atmosphäre

Zu IMS gegangen bin ich, weil ich das Unternehmen schon kannte. Die Arbeitsatmosphäre ist sehr kollegial, die Menschen sind offen und zugänglich, wer Fragen hat bekommt Hilfe. Das wusste ich bereits und dass Auszubildende nicht für den Papierkorb programmieren.

Meine Ausbildung ist am 1. August 2017 gestartet, also vor rund einem Jahr. Ein bisschen war es natürlich  wie der Sprung ins kalte Wasser, professionell zu programmieren ist schon etwas anderes als für sich zu schreiben oder in der Schule in Informatik.

Direkte Ansprechpartner

Zu meinen ersten Aufgaben gehörten Reportings, aber ich konnte auch eine Steuerdatei schreiben und bestehende Steuerdateien nach Fehlern durchsuchen. Später wurde es anspruchsvoller: Ich durfte eine Import-Routine für Excel-Dateien in die Datenbank eines Kunden programmieren.

Die Aufträge kommen direkt aus der Programmierung oder von Consultants. Wer sie mir gibt, ist dann auch der Ansprechpartner. Bei Fragen oder Ideen ist der direkte Draht optimal, die Antworten kommen schnell und sind fundiert. Das hilft, zügig zu korrekten Ergebnissen zu kommen.

Spannende Arbeit

Ab und an gibt es allerdings auch Leerlauf. Die Zeit habe ich zusammen mit einem weiteren Auszubildenden genutzt, um die Grundlagen für Java-Programmierung zu legen. Auch da unterstützen uns die entsprechenden Programmierer, wenn wir Fragen haben.

Nach einem Jahr IMS kann ich sagen, dass ich mich hier sehr wohl fühle. Die Kollegen sind offen und hilfsbereit, die Arbeit ist spannend und ich lerne sehr viel, auch im Vergleich zu anderen Lehrlingen, die ich in der Berufsschule treffe.

Mein Zwischenfazit

Für mich ist die Ausbildung bei IMS ein echter Glücksgriff.

In diesem Sinne

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Berechtigungskonzepte brauchen Zeit

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Wer darf was?

Haben Sie schon einmal versucht, ein Berechtigungskonzept zu entwickeln?

Bevor ich zu IMS gekommen bin, habe ich für einen großen Facility Management Dienstleister gearbeitet und genau das zu tun gehabt: Berechtigungskonzepte zu entwickeln.

Gut gewollt ist nicht gut gemacht

Natürlich will jeder sein Konzept gut machen. Also wird geschaut: Welche Rollen gibt es? Welche Funktionen sind relevant? Welche Zugriffe darf wer unter welchen Voraussetzungen haben?

Die Folge dieser Sorgfalt war absehbar: Wer viele Fragen stellt, bekommt viele Antworten. Und wer viele Antworten bekommt, versucht, all diese Antworten zu berücksichtigen. Das führte im konkreten Fall zu rund 30 Rollen – zu viele, wenn sie über lange Zeit administriert werden sollen.

Und Fein-Differenzierung birgt ein Risiko, das nicht zu unterschätzen ist – es kommen weitere Anforderungen und damit weitere Rollen: „Wenn die Kollegen von „Liegenschaft A“ eine Extrawurst für X bekommen, möchten wir von „Liegenschaft C“ eine Extrawurst für Y haben.“

Wurstfabrik?

Nun ist FM keine Wurstfabrik, und auch dort arbeitet man standardisiert. Das ist auch der Schlüssel für ein funktionierendes und zugleich praktikables Berechtigungskonzept. Standardisierung, was im Kern bedeutet: Reduktion auf relevante Grundaspekte. Diese ließen sich in unserem Fall in nur sieben Rollen abbilden:

  • Administration
  • Geschäftsführung
  • Bereichsleiter
  • Objektleiter
  • koordinierende Mitarbeiter
  • ausführende Mitarbeiter
  • Kunden

Eine Einschränkung dieser Rollen gibt es höchstens auf Objektdaten-Ebene. Es darf also eine Person nur Daten von „Objekt A“ und eine andere Person nur solche von „Objekt B“ einsehen. Und das ausschließlich dann, wenn die Beschränkung wirklich nötig ist.

Reduktion ist manchmal karg, aber…

Ich gebe zu, Reduktion wirkt oft karg. Viel schöner ist es, detailliert arbeiten zu können. Es vermittelt ein Gefühl von Transparenz, Präzision, Kontrolle und Sicherheit. Aber es schafft zugleich einen administrativen Aufwand, der zu viel Zeit bindet und am Ende selbst die operativen Mitarbeiter im Feld zu sehr einschränkt.

Daher rate ich meinen Kunden immer dazu, reduziert zu planen und sich Zeit zu nehmen. Denn es gibt nicht von Anfang an die Superlösung. Sie entwickelt sich mit der zunehmenden Praxiserfahrung, durch die Eigendynamik im Arbeitsalltag und sie wird durch die wachsende Erfahrung entsprechend an- und eingepasst.

…zahlt sich aus!

Und noch etwas ist sehr wichtig: Konstanz. Wer Konzepte entwickelt, sollte nicht die Mitarbeiter mitten im Projekt austauschen. Und jeder Projektleiter braucht einen Stellvertreter an seiner Seite, da Arbeitsteilung schnelleren Fortschritt bedeutet und damit das Wissen um das Berechtigungskonzept nicht exklusiv ist.

Wenn Sie das alles beherzigen, sollten Sie zügig voran kommen und Ihr CAFM-System entfaltet früher seinen produktiven Nutzen.

Nicht trotz, sondern wegen der überlegten Reduktion.

Beste Grüße

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CAFM-System als Putz-Sparschwein nutzen

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Glänzend gelöst

CAFM-Systeme sind inzwischen etabliert und es gibt kaum eine Installation ohne Reinigungs-Modul. Das wird meist genutzt, um die Flächen aufzulisten und die Reinigungsintervalle zu protokollieren. Dass es auch bare Münze sparen kann, ist vielen Anwender bewusst. Welche Vielfalt an Optionen sich bietet, wissen viele dagegen nicht.

Schätz-Schätzchen

Der erste große Posten, der Geld einzusparen hilft, ist die Fläche an sich. Gerade wenn Dienstleister Hand anlegen, ist Kontrolle besser. Der Grund ist, dass Dienstleister nicht in jedem Raum messen, sondern die Flächen schätzen. Und oft schätzen sie recht großzügig: Bis zu 20 Prozent mehr Fläche als tatsächlich vorhanden, kann das bedeuten.

Der FM-Manager hat dagegen seine Flächen im System und sollte sie auf Knopfdruck auswerten können. Sind die Bodenbeläge mit aufgenommen, steht in wenigen Minuten ein vollständiges Flächenverzeichnis zur Verfügung.

Sind die Flächen auch mit Markern für ihre Nutzung versehen, wird es möglich, konstant genutzte Verkehrsflächen von normal genutzten Büros und selten genutzten Abstellkammern zu unterscheiden. Damit wird aus dem Flächenverzeichnis ein detaillierter Reinigungsplan.

Flächen-Deckend

Wobei das Flächenverzeichnis noch optimiert werden kann. Die Daten hierfür liegen ebenfalls in einem gut gepflegten CAFM-System, sie müssen allerdings noch verknüpft werden.

Die Daten, auf die es ankommt, sind die Möbel, insbesondere die, die auf dem Boden stehen wie Regale, Schränke und Tresen. Jedes dieser Möbel belegt Fläche, die nicht gereinigt werden kann. Und was man nicht reinigen kann, sollte man auch nicht bezahlen müssen.

Rechen-Beispiel

Daher sollten alle diese Stellflächen aus der Gesamtfläche heraus gerechnet werden. Es lohnt sich, wie ein kleines Beispiel zeigt, und zwar mit einem Standard-Sideboard mit den Maßen 0,40 x 0,80 Meter, also 0,32 Quadratmetern Fläche.

Das klingt erstmal nach wenig. Davon gibt es im Büro aber zwei, und zwar für jeden der zwei Mitarbeiter. Macht 1,28 Quadratmeter nicht zu reinigende Fläche für das erste von zehn Büros.

Alle zehn Büros zusammen haben somit Sideboards, die 12,8 Quadratmeter bedecken – das ist schon die Fläche eines kleinen Büros, das nicht zu reinigen ist. Und das bloß durch die Sideboards! Kommt noch ein Schrank dazu oder ein Regal summiert sich das entsprechend.

A-B-Test

Auch hilfreich ist CAFM-Software für A-B-Tests. Nötig sind hierzu minimal zwei Putz-Teams, entweder hausinterne Gruppen oder man lässt das eigene Personal gegen Dienstleister putzen oder gleich zwei Dienstleister gegeneinander. Wissen sollten die das natürlich nicht, denn das mindert die Qualität der Aussage.

Feststellen lässt sich mit so einem Test zum Beispiel, wer schneller fertig ist oder die bessere Qualität abliefert. Wer es komplexer mag, schaut danach, wer die bessere Zeit-Leistungs-Relation hat. Oder wer das bessere Verhältnis mit Blick auf Ergebnis und eingesetzte Putzmittel liefert. Jedes dieser Ergebnisse ist eine solide Basis, um Preise zu erörtern oder bessere Ergebnisse einfordern zu können.

Der Putzmittel-Vergleich hilft übrigens auch, betriebsinterne Prozesse zu optimieren und – wenn die Erhebung breit gefächert verläuft – sogar Benchmarks zu setzen. Wobei solche Ziele natürlich immer von der verfügbaren Zeit des FM-Managers abhängen und die ist bekanntlich knapp.

Mehr Ideen

Mehr zum Thema Reinigung und CAFM habe ich in der Fachzeitschrift clean & care veröffentlicht. Wir senden Ihnen den Artikel gerne zu, sprechen Sie mich einfach an.

In diesem Sinne beste Grüße

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