Nach dem Straßennetz haben die kreiseigenen Gebäude mit einem Versicherungsneuwert von knapp 200 Millionen € den höchsten Anteil am Anlagevermögen des Kreises. Die Gebäude haben eine Gesamtfläche von 165.000 m², das entspricht etwa 1.300 Einfamilienhäusern.
Die Bewirtschaftungs- und Bauunterhaltungskosten lagen 2009 bei rund 3 Millionen €. Insbesondere diese Kosten bieten bei geschickter Steuerung erhebliches Einsparpotenzial.
Mit der Einführung des NKF (Neues kommunales Finanzmanagement) war die Zusammenführung des kaufmännischen und des technischen Gebäudemanagements notwendig geworden. An die organisatorische Zusammenführung war die Erwartung geknüpft, dass in noch stärkerem Maße als bisher auch die technischen Entscheidungen von kaufmännischen Aspekten und umgekehrt geprägt seien und hierdurch weitere Einsparungen erzielt würden.
Die wesentliche Voraussetzung für eine technische und kaufmännisch geprägte Entscheidung ist das Vorliegen von Informationen. Die gebäudewirtschaftlich relevanten Informationen sind sehr umfangreich. Sie reichen von Wärme-, Strom- und Wasserverbräuchen über Bewirtschaftungskosten, Wartungsintervalle, Energieausweise, Schlüsselausgaben, Liegenschaftsinformationen, Bau-, Miet-, Kauf-, Wartungs- und Reinigungsverträge bis hin zu Bewertungs- und Abschreibungsdaten. Die Integration aller Informationen erfolgt mittels einer CAFM-Software der IMS.kom aus Dinslaken.
„Nur mit geeigneter Software kann Kosten- und Leistungstransparenz geschaffen werden“, so Andreas Bennemann, Leiter der Gebäudewirtschaft des Kreises Steinfurt. Da neben der Gebäudewirtschaft auch das Haupt- und Personalamt mit Reinigung und Hausmeisterdiensten gebäudewirtschaftliche Aufgaben wahrnimmt, wurde in enger Abstimmung mit dem Haupt- und Personalamt und dem IT-Management im Frühjahr 2009 der Einkauf der CAFM-Software IMSware beschlossen.
In einem ersten Schritt setzt das IT-Management für die Gebäudewirtschaft die Module Flächen- und Raummanagement, Reinigung und Energiemanagement und in einem zweiten Schritt die Module Auftrags- und Budgetmanagement ein. Die Software wurde seit der Beschaffung mit dem umfangreichen Datenstamm der kreiseigenen Gebäude gefüttert. Hinterlegte grafische Daten wurden aus dem vorhandenen CAD-Programm Nemetschek ALLPLAN importiert. Nach dem Einpflegen aller relevanten Daten können nun aus nur einem System heraus Energieverbräuche, Kosten, Flächen, Raumbelegungen, Reinigungsstandards, Verträge usw. ausgelesen werden.
Dadurch werden zwei wesentliche Vorteile generiert: Relevante Daten liegen allen Beteiligten in gleicher Form vor. Die Datensicherheit und Verfügbarkeit wird dadurch erheblich verbessert.
Zum Beispiel wird zukünftig das Haupt- und Personalamt für die Reinigungsausschreibung keine separate Anfrage an die Gebäudewirtschaft bezüglich Flächendaten und Art der Bodenbeläge stellen müssen. Auch die Reinigungsintervalle für jeden Raum können direkt aus dem System ausgelesen werden. Die Gebäudewirtschaft kann zum Zwecke der internen Leistungsverrechnung direkt die Raumbelegung sortiert nach Kostenträgern abfragen. Zudem werden die Schnittstellen erheblich reduziert.
Rechnungsdaten werden über das Auftragsmanagement online der Kämmerei zur Verfügung gestellt. Mittelfristig sollen die Hausmeister online die monatlichen Zählerstände der 172 Wasser-, Strom- und Wärmezähler eingeben. IMSware ermittelt die Verbräuche direkt und wertet sie aus. Bei z. B. einem besonders hohen Wasserverbrauch gibt die Software bereits bei der Dateneingabe eine Warnung ab, so dass ein versteckter Wasserrohrbruch aufgedeckt werden kann.
Die Software ist jetzt nach der Einführungsphase mit den fünf Modulen in den Betrieb übergegangen. Die Schnittstelle zwischen IMSware und dem Finanzbuchhaltungssystem INFOMA sorgt dabei für einen reibungslosen Austausch der kaufmännischen Daten zwischen den beiden Systemen.
„Der Einkauf und die Administration der CAFM-Software durch das IT-Management der Kreisverwaltung ist ein gutes Beispiel, wie durch eine Software-Lösung die Zusammenarbeit optimiert, Arbeitsaufwand reduziert und dennoch zusätzliche Informationen generiert werden können“, erklärt Andreas Bennemann abschließend.
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