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Im CAFM Pflichtenheft werden die Anforderungen an ein zu beschaffendes CAFM System definiert. Dabei müssen relevante Fachabteilungen befragt, als auch die Geschäftsleitung oder vergleichbare positionen einbezogen sein. Auch die IT / EDV sollte mit am Entwurf arbeiten. I.d.R. werden CAFM-Pflichtenhefte von CAFM-Beratern angefertigt oder nach Vorlage des CAFM Lastenhefts durch einen CAFM Anbieter erstellt.