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Kennzahlen geben komplexe Sachverhalte (z. B. Kostendeckung eines Produktes) in einfacher und verdichteter Form wieder. Mit Hilfe von Kennzahlen wird vorhandenes Zahlenmaterial geordnet und in sinnvolle und aussagekräftige Kenngrößen verdichtet, damit die relevanten und quantifizierbaren Sachverhalte der jeweiligen Verwaltung in konzentrierter Form zum Ausdruck kommen.